こんにちは、はこぶです。
本日は「ToDoリストの欠点と、生産的なタスク管理」についてです。
ToDoリストのノートやアプリなど、仕事管理には当たり前のようにToDoリストが使われますよね。
しかし、あなたの複雑な仕事を管理するには、ToDoリストは古すぎます。仕事が多様化しているように、タスク管理にも「新しく効果的な方法」があります。
今回は、その解決策やツールなども紹介します。
📉 ｜従来のToDoリストの、3つの欠点
1490年頃、レオナルド・ダ・ヴィンチもToDoリストを使っていました。つまり、500年以上前と変わらないタスク管理をしているのです。
これが、ダ・ヴィンチのToDoリストです。壮大すぎますね。
もちろん、500年前と今とでは仕事の内容も全く変わっています。そのため、従来のやり方ではデメリットもあります。
■欠点①：「やること」が増えすぎる
忘れがちですが、1日は24時間しかありません。健康の習慣を守りつつ労働するなら、10時間が限界です。
しかし、人はタスク完了にかかる時間を甘く見積もる傾向があります。ToDoリストを作るとき、10時間どころか24時間以上かかる作業を1日に詰め込むこともあります。
実際に、「Anasa」というソフトウェア会社による9,615人の知識労働者を対象にしたアンケートでは、2019年には知的労働者の87％は2時間残業しており、4分の1は仕事の締め切りに間に合っていないという結果も出ています。
このアンケートがどこまで正確かはわかりませんが、期限を定めて早く仕事を終わらせようとした結果、ToDoリストが余計長くなるという経験をした人は多いはず。
「やること」は、増やそうと思えばいくらでも増やせます。だからこそ、自分で労働の基準を設ける必要があります。
■欠点②：1日の流れを把握できない
ほとんどのToDoリストは、「やることをリストにして期限や優先順位を定める」というシンプルなものです。
注意すべきなのは、タスク管理だけに集中しすぎると「それ以外の私生活」を見失いやすいこと。
長いToDoリストに振り回されて、仕事より大切な「睡眠、運動、食事、人間関係」が疎かになることは、あるあるですね。その結果、一番大切にしていた仕事にすら支障が出てしまいます。
■欠点③：時間の見積もりが下手になる
ToDoリストでは期限を短くしすぎるのと逆に、期限を長くしすぎる人も多いです。
すると、未来の自分が他人のように感じられて、1週間で終わるタスクに2週間をかけてしまうことがあります。有名なパーキンソンの法則ってやつですね。
小学生のころに「夏休みの最後の1週間に宿題を詰め込む」という経験をした人は多いのではないでしょうか。それと似たような現象が、大人になっても起きてしまうのです。
しかし、安心してください。この3つのToDoリストの欠点を全てカバーするタスク管理の方法があります。あなたの「仕事の悪い癖」を治すことができますよ。
🧱｜タイムブロッキングを使うと、気が散らない
ToDoリストの欠点を解決した時間管理戦略として、「タイムブロッキング」がおすすめ。ToDoリストと違って、視覚的にも時間の把握がしやすいです。
上の画像のように、週の始まりにカレンダーに「プロジェクト業務、メールチェック、食事、休憩、Netflix」など、あらゆる行動を分割して1週間の予定を書き込みます。
✓ポイント①：重要度の順番でカレンダーに追加する
まずは、いくつかのカテゴリに色分けましょう。
優先順位は次のようにします。
- 🟢 セルフケア：睡眠、運動、食事、リラックスタイム
- 🟠 人間関係：友人との約束、家族とのコミュニケーション
- 🔵 仕事・勉強：会社の業務、ビジネス、資格の勉強、難しい読書
まずは「セルフケア」に分類したタスクを割り当てます。睡眠や食事などは毎日同じタイミングに繰り返すように設定しましょう。
私生活を整えずに仕事の予定を詰め込むのは、自分から進んでブラック企業に入社するのと同じですからね。
仕事以外の行動にも優先順位をつけて1週間を組み立てることで、ToDoリストで起きがちな「自由時間や健康習慣がおろそかになって、仕事効率が下がりまくる」というリスクを避けられます。
✓ポイント②：アプリは「カレンダー」だけで良い
ToDoリストには「リマインダー、ToDoist、Evernote」など様々なアプリがありますが、タイムブロッキングはカレンダーなら何でもOKです。
僕の場合はiCloudカレンダーを使っており、月曜日に1週間の予定を書きます。そのうち、半分ほどは下記のような習慣です。
- 毎朝、外で読書：1日の生産性をブーストさせる
- 昼食＆朝食：食事で1日のリズムを整える
- 週2回の外出：引きこもり対策
- 週2回の運動：もっと増やしていく予定
- 土曜日の執筆：このニュースレター
このように、「定期的な習慣」はあらかじめカレンダーに繰り返しの設定をしておきましょう。
✓その他のおすすめアプリ
- Meeting Bar：Mac専用のミーティングアプリ。カレンダーの現在の予定をメニューバーに表示できるので、タスク確認の手間がなくなる。他にも、「タスクが始まったらブラウザを開く」みたいな設定もできる。
- Evernote＆Googleカレンダー：Windows専用のウィジェットを追加できる。2つのアプリを連携させて、タイムブロッキングを確認しやすくできる。やり方はこちら。
✓ポイント③：余白の時間を作って創造性を上げる
タイムブロッキングは、予定を入れるときに「24時間×7日」という制限があるため、ToDoリストのようにタスクを詰め込みすぎることはありません。
ただし、カレンダーにブロックを追加するときは「余白を増やす」ということを意識しましょう。余白には、次の2種類があります。
- ⏳時間補助のための余白：タスクとタスクの間の15分くらいの余白。もし作業に遅れが出てもカバーできるようにする。
- 🧘🏻脱過負荷のための余白：何もしない30分くらいの余白。「仕事に追われる感覚」と「多すぎる娯楽」から脱出する時間を設ける。
前者はわかりやすいですが、後者は馴染みがないかもしれません。「脱過負荷のための余白」は、瞑想のような小難しいものではなく、何もせずに考えにふける時間です。
ビル・ゲイツも年に2回ほど「考える週」を設けており、業務からも家族からも離れる時間にしているそうです。普段見失いがちな価値観を思い出し、アイデアを追求する目的があるとのこと。
とはいえ、僕らのような一般人が「何もしない1週間」を作るのは難しいので、カレンダーでどこかに「意識的に何もしない余白時間」を作るようにしましょう。
■タイムボクシングで、正確にタスクができる
ここまでで「タイムブロッキングは予定を立てるだけじゃん！もっと細かくタスクを書き込みたいよ」と思う人もいるかも知れません。
そこで、さらに詳細にタスク管理をしたいときは「タイムボクシング」が便利です。イメージとしては、次のような感じ。
- タイムブロッキング：一連のタスクにブロックを割り当てる。より簡略。
- タイムボクシング：各タスクに個別のボックスを割り当てる。より詳細。
要するに、タイムブロッキングの細かいバージョンですね。
下の画像のように、アナログの紙に詳細を書けばOK。
字が汚いですね…ｗ
タイムボクシングで手順を明確にすることで、所要時間を正確に把握できるようになります。
✓📱｜タイムボクシングのおすすめアプリ
- 標準メモアプリ：iPhone、iPad、Macにデフォルトで導入されているメモアプリ。正直、これだけで十分です。Windowsでも似たようなアプリはあるので、適当に選びましょう。
- Routinery：ほぼ全機種対応の習慣化アプリ。執筆作業や動画編集など、毎回同じようなステップを組むときは、Routineryでルーティンを作成しましょう。僕は朝の習慣を書いています。
📚｜「時間術」では、生産性は上がらない
第2回目の本紹介コーナーになります。
今回は鈴木祐さんの「YOUR TIME」です。
「時間がない」「やることが多すぎる」「もっと効率化しなければ」
「本当に大切なことに時間が割けない」「気がつけば1日が終わっている」
……時間の使い方に満足していないすべての方へ。
世間ではToDoリスト、スケジュール帳、タイムログが普及して使われていますが、仕事の忙しさは無くなりそうになりません。
しかし、この本では従来の時間術の問題点を分析して、新たな解決策となるテクニックを紹介しています。この本では「タイムボクシング」についても触れています。
「いろんなタスク管理をためしたけど、なかなか時間に余裕が持てない」という人はぜひ読んでみてください。
✓今回の記事は、重要な部分を省略しました
今回は、タイムブロッキングの効果をさらに強力にするための「モニタリング」についても書く予定でしたが、メールシステム的に長文は送れないので、来週にお届けします。
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✍️｜今日の名言
明日できることを明日に先延ばしするのは簡単だ。人生は長いのだから、もっと時間ができたらやればいいというわけだ。だが、時間ができることは絶対にない。夢に向かって行動したいなら、必要なのは「時間」ではなく「期限」だ。
ドリー・クラーク 「ロングゲーム 今、自分にとっていちばん意味のあることをするために」
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